人を1人増やすほどではないけれど、資料づくり、記録の下書き、毎日の数字の集計に手が回らない。小さな会社やクリニックでよく伺うお悩みです。一方で、クラウドのAIサービスに社内の情報を入れてよいか、判断に迷う場面も多くあります。
AI社員は、職場に1台のAIサーバー（Mac Studioなど）を置き、決めた仕事の下書きと集計を任せる仕組みです。 人の代わりに判断・承認・送信するものではなく、人員や労務管理を置き換えるものでもありません。 職員は職場のネットワークから画面を開き、自分のアカウントでAIに頼みます。WithDrAIは、この構成を医療機関で組み上げ、運用しながら改良しています。
任せられる仕事の例
運用中：
- 記録の下書き：診察や面談の会話から記録の下書きを作る（外来SOAP下書きAI・産業医面談AI）
- 数字の集計：業務システムから毎日の数字を取り出し、集計結果を共有する
- 配信文の下書きと点検：LINEやお知らせの文面を下書きし、リンクや表現を点検する
準備中：
- 資料・文書の下書き：職員が画面から頼み、院内の案内、説明資料、スライド、表やグラフなどの下書きを作る機能。現在は運用開始に向けて準備中で、まだお使いいただけません。
AIが作るのは下書きと集計結果です。AIには外部へ公開・送信・配信する権限を持たせず、外に出す操作は人が確認して行う手順にします。
社員を迎えるときと同じ考え方で守る
| 社員を迎えるとき | AI社員では |
|---|---|
| 担当業務を決める | 任せる仕事を登録し、それ以外の仕事は受けない |
| 見てよい資料を決める | AI専用のアカウントで動かし、仕事ごとに見てよいデータを決める。記録の下書きのように個人情報が必要な仕事は職場の中のAIだけが扱い、それ以外の仕事には個人を特定できない集計などだけを渡す |
| 大事なことは上司が決める | AIに外へ公開・送信する権限を持たせず、最後の操作は人が行う |
| 業務日報をつける | 誰が何を頼み、AIが何をしたかを、定めた範囲で記録に残す（記録自体も閲覧できる人を限る） |
| 社外秘を持ち出さない | 外部のクラウドAIには個人情報を送らない。個人情報を扱う仕事は職場の中のAIで処理する |
| 入館証で入る | 職場のネットワークからだけ使え、人ごとのログインが必要 |
サーバー自体の守り
- 不要な受け口を閉じ、職場のネットワーク内からの接続も必要なものに限ります。
- 設定の崩れ（暗号化・ファイアウォールなど）を定期的に自動点検し、異常があれば管理者に知らせます。
- ディスクを暗号化します。暗号化したバックアップは、機器の準備と復元の確認が済んでから提供範囲をご案内します（現在準備中）。
- 保守はWithDrAIが管理者用の経路から遠隔で行い、作業を記録します。通常の運用でWithDrAIが記録の本文を受け取ることはなく、保守で本文に触れる必要がある場合は事前にご了承をいただきます。
- 録音・文字起こし・下書き・操作の記録など、データの種類ごとの保存場所・保存期間・閲覧できる人・消し方を、導入時に一緒に決めます。
導入の流れ
- 業務の棚卸し：任せたい仕事と、扱う情報の種類を伺います。
- 配属の準備：サーバーの設置、守りの設定、任せる仕事の登録、職員のアカウント作成を行います。
- 試用期間：一部の仕事から始め、使われ方を見ながら頼み方や手順を整えます。
- 本配属と定期面談：月ごとに使われ方を振り返り、任せる仕事を増やすか見直します。
費用は、機器・任せる仕事の数・保守の範囲に合わせて個別にお見積りします。
現在の状況：医療機関で、記録の下書き・数字の集計・配信文の下書きを運用しています。職員が画面から頼む資料づくりの機能と暗号化バックアップは準備中です。
よくあるご質問
いいえ。AIが作るのは下書きや集計で、確認・判断・外に出す操作は人が行います。「社員」は、任せる仕事・見てよい情報・記録を社員と同じように管理する、という考え方を表した呼び方です。
個人情報を含まない仕事（伏せた集計からの資料づくりなど）では、契約したクラウドのAIサービスを使うことがあります。個人情報を扱う仕事は、職場のPCの中で動くAIで処理し、外部に送りません。どちらを使うかは仕事ごとに決めます。
設置・設定・保守はWithDrAIが行います。職員の方はブラウザで画面を開いて使えるようにします（職員が画面から頼む資料づくりの機能は準備中です）。
はい。小規模な会社の事務・企画の仕事でもご相談いただけます。